10 Tipps für Ihre erfolgreiche Telefonkonferenz 

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In der digital vernetzten Welt von heute ist räumliche Distanz kein Hindernis mehr für gute Teamarbeit. Telefonkonferenzen bieten eine ideale Lösung für geschäftliche Besprechungen und Diskussionen, die ohne die physische Anwesenheit von Kollegen oder Geschäftspartnern stattfinden können. Damit eine Telefonkonferenz erfolgreich verläuft, sollten die Teilnehmer jedoch einige einfache Regeln beachten.

Was bedeutet die Abkürzung Telko?

Der Begriff „Telko“ bezeichnet eine Telefonkonferenz. Dabei handelt es sich um eine Verbindung von mindestens drei Gesprächsteilnehmern über das Telefon. Andere gebräuchliche Begriffe oder Abkürzungen für eine Telefonkonferenz sind „Tk“, „Telefonschaltkonferenz“ oder die englischsprachigen Bezeichnungen „audio conference“ oder „conference call“.

Gelegentlich wird „Telko“ auch als Abkürzung für den Begriff „Telekommunikationsunternehmen“ verwendet und bezeichnet damit Anbieter von Telefonie-Infrastruktur oder -Dienstleistungen.

Wie mache ich eine kostenlose Telefonkonferenz?

Telefonkonferenzen sind häufig eine Funktion der Telefonanlage eines Unternehmens. Sie sind also, wenn auch indirekt, ein kostenpflichtiger Dienst. Es gibt aber auch Anbieter, die Telefonkonferenzen für alle anbieten, die diese Funktion in ihrer Telefonanlage nicht nutzen können oder keine Telefonanlage besitzen, weil sie z.B. ein iPhone oder Android-Smartphone zum Telefonieren nutzen.

Einer dieser Anbieter von kostenlosen Telefonkonferenzen ist MyTelco, ein Angebot von toplink. Mit dem Angebot MyTelco Free können Sie ohne Account bis zu 30 Minuten lang eine kostenlose Telefonkonferenz mit bis zu 4 Personen führen. Anhand dieses Anbieters möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie eine kostenlose Telefonkonferenz durchführen können. Die meisten Schritte gelten natürlich auch für andere Anbieter und unterscheiden sich nur in Details.

Um eine kostenlose Telefonkonferenz mit MyTelco zu starten, müssen Sie sich lediglich bei MyTelco Free anmelden. Sie erhalten dann eine E-Mail mit einer 6-stelligen Raumnummer. Verabreden Sie sich dann mit Ihren Gesprächspartnern zum gewünschten Zeitpunkt und teilen Sie ihnen diese 6-stellige Raumnummer mit. Sie können Ihre Gesprächspartner auch über das kostenlose Einladungstool von MyTelco einladen. Ihre Konferenzteilnehmer erhalten dann eine E-Mail mit allen wichtigen Informationen zur Einwahl und der PIN für den Konferenzraum.

Um sich in die Telefonkonferenz einzuwählen, verwenden Sie die Einwahlnummer von MyTelco Free. Für Deutschland ist dies die 06151 275 1111. Folgen Sie dann den Anweisungen des Sprachmenüs und geben Sie Ihre Raumnummer ein, um Ihren persönlichen kostenlosen Telefonkonferenzraum zu öffnen.

Ihre Gesprächspartner wählen sich ebenfalls über die Einwahlnummer in MyTelco Free ein. Nach Eingabe der Raumnummer sind alle Teilnehmer der Telefonkonferenz miteinander verbunden und können miteinander sprechen. So einfach ist das!

Für die Telefonkonferenz mit MyTelco Free fallen keine Kosten an, außer den Verbindungskosten für die Einwahlnummer, die von Ihrem Telefonanbieter berechnet werden. MyTelco Free bietet neben Einwahlnummern in Deutschland auch lokale Einwahlnummern für Belgien, Großbritannien, die Schweiz, Spanien und die USA. So können auch Konferenzteilnehmer aus diesen Ländern kostengünstig an der Telefonkonferenz teilnehmen.

Damit Ihre Telefonkonferenz optimal verläuft und Sie das gemeinsame Gespräch effizient führen können, haben wir einige Tipps für Sie zusammengestellt:

1. Klären Sie vor der Telko die technischen Voraussetzungen

Wenn mehrere Teilnehmer Ihrer Telefonkonferenz sich an einem Standort befinden, ist es sinnvoll einen Besprechungsraum mit der entsprechenden Technik zu reservieren. Dadurch können Sie eine ruhigere Umgebung und gleichstimmigere Arbeit sichern. Bei der Wahl des Telko-Anbieters berücksichtigen Sie unbedingt die eingesetzten Sicherheitsstandards, sodass Ihre persönlichen Daten vertraulich bleiben. Ein entscheidender Vorteil von Telkos: Ganz gleich, ob Sie unterwegs sind oder sich im Büro bzw. zu Hause befinden – eine Telefonkonferenz erreichen Sie sowohl mobil, als auch über jedes Festnetztelefon.

2. Nicht nur technische Vorbereitungen sind erforderlich

Teilen Sie allen Telefonkonferenzteilnehmern rechtzeitig per E-Mail oder Kalendereintrag die notwendigen Daten zum Termin sowie Zugangsdaten und Agenda mit. Bereiten Sie Ihre eigenen Unterlagen vor, die Sie im Meeting brauchen, um nicht während der Konferenz suchen zu müssen.

3. Sorgen Sie für eine störungslose Umgebung

Ein ruhiges Umfeld ist eine wichtige Voraussetzung für den erfolgreichen Ablauf einer Telefonkonferenz. Informieren Sie Ihre Kollegen im Büro über den Telko-Termin, hängen Sie z.B. ein Nicht-Stören-Schild an die Tür und vermeiden Sie eine unnötige Geräuschkulisse.

4. Pünktlichkeit zählt auch bei einer Telko

Um mögliche Verzögerungen zu vermeiden, testen Sie die Einwahl schon vor der Telefonkonferenz. Funktionieren die Einwahldaten nicht, bleibt dann noch genug Zeit für Problemlösung und Technikcheck. Seien Sie zum vereinbarten Termin pünktlich und wählen Sie sich zwei bis drei Minuten vor der Telko ein – das gilt vor allem für Sie als Telko-Organisator.

5. Stellen Sie sich vor

Vor dem Beginn Ihrer Wortmeldung nennen Sie Ihren Namen. So wird es jedem Konferenzteilnehmer klar sein, wer gerade spricht. Wenn es um einen wenig vertrauten Teilnehmerkreis geht, ist es sinnvoll jeden Redebeitrag mit dem eigenen Namen sowie auch kurz der Funktion im Unternehmen oder im jeweiligen Projekt einzuleiten.

6. Sprechen Sie deutlich

Bei einer Telefonkonferenz muss man gerade bei größeren Entfernungen zwischen den Teilnehmern mit Sprachverzögerungen rechnen. Deswegen reden Sie in einer Telko angemessen laut, aber deutlicher und langsamer, als Sie es in einem Präsenzmeeting tun würden. Außerdem sind Sprechpausen äußerst wichtig, damit andere Konferenzteilnehmer Fragen sofort stellen können.

7. Bestimmen Sie einen Moderator …

… und folgen Sie seinen Anweisungen. Die Rolle eines Moderators ist vor allem bei einer großen Teilnehmerrunde essentiell, um am Ende eines Meetings zu einem strukturierten Ergebnis zu kommen. Der Moderator greift dabei nicht inhaltlich in das Gespräch ein, sondern steuert den Ablauf der Konferenz neutral.

8. Halten Sie sich kurz und knapp

Ähnlich wie bei der üblichen Geschäftskommunikation sollte auf unnötige Kommentare verzichtet werden. Diese kosten Zeit und bringen die Teilnehmer dem gesetzten Ziel der Konferenz nicht unbedingt näher.

9. Machen Sie sich Notizen

Notizen sind eine wichtige Gedankenstütze. Tippgeräusche mit der Tastatur können aber störend sein und sind aus diesem Grund zu vermeiden.

10. Regeln der Höflichkeit

Halten Sie sich an die festgelegte Rollenverteilung und an das, was der Moderator sagt. Unterbrechen Sie nicht, sondern lassen Sie die Sprechenden grundsätzlich ausreden, vermeiden Sie aggressive Sprache oder Anschuldigungen. Es kann außerdem immer sein, dass man das Gespräch aufzeichnet und später einem größeren Kollegenkreis zur Verfügung stellt.

Fazit

Telefonkonferenzen sind aus dem Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Mit der Konferenzfunktion Ihrer Telefonanlage oder einem Telefonkonferenzdienst wie myTelco können Sie sich einfach und schnell mit Ihren Geschäftspartnern verbinden.

Mit myTelco können Sie kurzfristige, aber auch wöchentliche oder regelmäßige Besprechungen als Telefonkonferenz ohne Teilnehmerbegrenzung abhalten. Wählen Sie sich per Telefon oder Handy aus ganz Deutschland und auch aus dem Ausland ein. myTelco bietet neben einer unkomplizierten Einmalregistrierung per E-Mail auch eine namentliche Ankündigung der Teilnehmer beim Betreten des Konferenzraums – ein Vorteil gerade bei größeren Gruppen.

Jetzt steht Ihrer Telefonkonferenz nichts mehr im Wege!