5 Tipps, um Ihre Kommunikation im Unternehmen zu verbessern

Es ist ein Phänomen, das sicher viele Führungskräfte zu spüren bekommen: die fehlende Kommunikation. Wer kennt es nicht: Mangelnde Kommunikation führt zum Scheitern von Projekten, behindert die Effizienz der Mitarbeiter und führt zu Frust innerhalb der Teams. Wenn ein Unternehmen Erfolg haben will, muss es sowohl nach außen als auch nach innen funktionieren. Vor allem in der heutigen Zeit, in der es wichtig ist, schnell reagieren und handeln zu können, ist eine einwandfreie Kommunikation entscheidend. Nur so können alle Mitarbeiter aus den verschiedenen Abteilungen am selben Strang ziehen. Da dies jedoch in vielen Fällen – und das unabhängig von der Mitarbeiteranzahl – nicht so einfach ist, haben wir für Sie 5 Tipps herausgearbeitet, um Ihnen zu zeigen, wie Sie Ihre Kommunikation ganz einfach verbessern können.

Pfeil auf Tafel mit der Aufschrift Tipps und Tricks.

1. Kommunikationsstrategie entwickeln

Jede erfolgreiche Maßnahme benötigt eine gut durchdachte und sinnvoll aufbereitete Strategie – so auch die Unternehmenskommunikation. Welche Instrumente sollten eingesetzt werden? Wer ist die Zielgruppe? Wie kann die Kommunikation stattfinden? Welche Tools sind hilfreich? Fragen, die geklärt werden müssen, bevor es einen Schritt weitergehen kann.

2. Strukturellen Rahmen bieten

Zu Zeiten des digitalen Arbeitsplatzes kommt es immer häufiger vor, dass Mitarbeiter aus dem Homeoffice arbeiten und nicht vor Ort sind. Doch auch jene, die vor Ort sind, bekommen bei weitem nicht immer alles mit. Umso wichtiger ist es, eine Plattform zu bieten, auf der sich Mitarbeiter austauschen und gegenseitig auf den neusten Stand bringen können – im Idealfall in Kombination mit den richtigen Dokumenten und Dateien. Microsoft Teams als Kommunikations- und Projekttool kann in diesem Fall die Kommunikation deutlich erleichtern. Innerhalb der Projektgruppen können wichtige Informationen zeitnah und unkompliziert an die richtigen Gruppen kommuniziert und viel Aufwand erspart werden. Das spart lästigen E-Mail-Verkehr und nervige Dateiensuche. Selbstverständlich bietet MS Teams darüber hinaus noch viele weitere Möglichkeiten. Sie möchten mehr über MS Teams und dessen Funktionen erfahren? Dann könnte Sie dieser Artikel interessieren: Welchen Mehrwert bietet Microsoft Teams gegenüber Skype for Business?

3. Klare Regeln festlegen

Vorausgesetzt, Sie haben sich für das für Sie am sinnvollsten erscheinende Tool entschieden, geht es im nächsten Schritt darum, klare Regeln festzulegen.

Dabei sollten Sie beispielsweise folgende Punkte bedenken:

  • Ein respektvoller Umgang innerhalb des Teams sollte selbstverständlich sein.
  • Sie sollten das gemeinsame Ziel nicht aus den Augen verlieren und im Team die Prioritäten festlegen.
  • Des Weiteren sollte es sich innerhalb der Chats um das bestehende Projekt und nicht um private Zwecke drehen.
  • Wichtige Dokumente und Dateien sollten innerhalb der Projekte gesammelt und zur Verfügung gestellt werden.
  • Neue Informationen sollten immer direkt an die Verantwortlichen für den jeweiligen Bereich weitergeleitet werden, um die Projektarbeiten nicht unnötig zu behindern.

Mit der Chatfunktion inklusive Such- und Filterfunktion von MS Teams wird Ihnen dies innerhalb der Projekte deutlich vereinfacht – ohne aufwendige E-Mails oder unübersichtlichen Chatverläufe.

4. Mitarbeiter schulen

Neue Strategien und Tools verlangen die Aufklärung und Schulung der Mitarbeiter. Sind diese nicht vollständig überzeugt, bringt kein Tool der Welt etwas – dann machen die Mitarbeiter genauso weiter, wie bisher. Es ist für jedes Unternehmen essenziell, die Mitarbeiter von Anfang an miteinzubeziehen und sie von diesen Lösungsmöglichkeiten zu überzeugen. Die vorab festgelegten Regeln sollten ebenfalls kommuniziert und diskutiert werden. Daher ist es auch sinnvoll, als Vorantreiber neuer Tools und Arbeitsweisen jederzeit für Tipps und Ratschläge zur Verfügung zu stehen. Fragen Sie aber gleichzeitig Ihre Mitarbeiter direkt nach Unklarheiten oder Diskussionsthemen! So verhindern Sie, dass diese sich missverstanden oder überfordert fühlen und Konflikte entstehen.

5. Missverständnisse direkt klären

Vor allem bei den digitalen Kommunikationswegen kann es schnell zu Missverständnissen kommen. Diese können jedoch einfach verhindert oder zumindest schnell aus der Welt geschafft werden: durch direktes Ansprechen. Dabei geht es nicht darum, andere in Team vorzuführen oder schlechtzumachen. Das direkte Gespräch – ob Face-to-Face oder per Videocall – kann so einiges aus der Welt schaffen. Dabei immer auf einen respektvollen Umgang, Ich-Botschaften und neutrale Formulierungen achten! Und wenn das nicht hilft, sorgt eine neutrale dritte Person meist schon für Klarheit.

Selbstverständlich ist uns bewusst, dass es in der Theorie meist einfacher aussieht, als es in der Praxis dann tatsächlich ist. Wir möchten Ihnen mit diesem Artikel dennoch ein paar Denkanstöße geben und hoffen, dass wir Ihnen ein wenig helfen konnten.

Wenn Sie noch Fragen bezüglich des digitalen Arbeitsplatzes und, wie wir Sie dabei unterstützen können, haben, dann melden Sie sich gerne bei uns – wir geben unser Bestes, Ihnen weiterzuhelfen.

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