Die Vorteile der Heimarbeit liegen auf der Hand: Flexibilität, Unabhängigkeit, Komfort. Vor allem die jüngere Generation weiß dies zu schätzen. Klar ist aber auch, dass Homeoffice nicht von heute auf morgen in Unternehmen eingeführt werden kann. Denn es müssen verschiedene Voraussetzungen erfüllt sein. Dabei geht es nicht nur um die technischen Rahmenbedingungen, sondern auch um die menschliche Komponente.
Funktionierende Technik ist die Grundvoraussetzung
Natürlich ist eine funktionierende Technik eine der Hauptvoraussetzungen für Homeoffice. So müssen sowohl eine gute Internetverbindung als auch die entsprechenden Endgeräte vorhanden sein. Besonderes Augenmerk ist auf die Datensicherheit zu legen. Sobald Mitarbeiter wichtige Daten austauschen oder in der Cloud speichern, besteht die Gefahr von Cyberkriminalität. Um zu verhindern, dass diese Daten in fremde Hände gelangen, sollten daher Vorkehrungen getroffen werden. Dazu gehört auch, sich einen Anbieter zu suchen, der bestimmte Sicherheitslösungen zertifiziert – zum Beispiel nach ISO 27001. Informieren Sie sich jetzt über die Sicherheit Ihrer Daten bei toplink.
Die Endgeräte – z. B. Laptops oder Tablets – sollten den Anforderungen der Mitarbeiter entsprechen und die notwendigen Collaboration-Tools enthalten. Für welchen Laptop oder Tablet Sie sich entscheiden, ist zweitrangig. Wichtig ist, dass Sie so einfach wie möglich mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren und zusammenarbeiten können. Die richtigen Tools sind also entscheidend. Die reine Chatfunktion reicht schon lange nicht mehr aus. Aus diesem Grund scheint Microsoft Teams immer mehr in den Fokus vieler Unternehmen zu rücken. Hier können Gruppen gebildet, Projekte verwaltet, Dokumente geteilt und jederzeit über die Chatfunktion kommuniziert werden. Das erleichtert die Zusammenarbeit in jeder Hinsicht – egal ob im Home Office oder im Büro. Office 365 bietet Microsoft Teams je nach Lösungspaket mit klassischen Anwendungen wie Word oder Outlook, aber auch mit neueren Diensten wie Exchange oder NoteOne.Angenommen, Sie haben sich für MS Teams als Collaboration-Tool entschieden. Die nächste Herausforderung besteht nun darin, den passenden Telefonanschluss zu finden, um Ihre Geschäftstelefonie zu ermöglichen. Denn MS Teams allein reicht nicht aus. Die spezielle Telekommunikationslösung von toplink macht genau das möglich – kostengünstig und ohne zusätzliche Anschaffungskosten durch spezielle Session Border Controller, die sonst für andere Telefonanschlüsse notwendig sind.
Nicht nur die Technik muss funktionieren – sondern auch die Mitarbeiter/innen
Wenn all diese Dinge gegeben sind, fehlt noch die letzte und entscheidende Voraussetzung, die für Homeoffice gegeben sein muss: Die richtige Schulung und Vorbereitung der Mitarbeiter. Die modernsten und fortschrittlichsten Tools und Endgeräte nützen einem Unternehmen nichts, wenn die Mitarbeiter nicht geschult sind, diese sinnvoll zu nutzen, geschweige denn als neue Arbeitsweise zu akzeptieren. Gleichzeitig sollten bei aller Flexibilität und Unabhängigkeit gewisse Regeln festgelegt werden. Ein fester Arbeitsplatz und eine selbst auferlegte Struktur helfen den Mitarbeitern, trotz Homeoffice Privates und Berufliches zu trennen – das kommt der Gesundheit zugute. Dabei geht es nicht darum, die Flexibilität der Beschäftigten einzuschränken. Schließlich sollen die Vorteile der Telearbeit weiterhin genutzt werden. Dennoch ist es ratsam, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer die richtige Balance zwischen Vertrauen und Struktur finden.
Fazit
Diese Voraussetzungen erfüllt ein gut funktionierendes Homeoffice:
- Eine gute und sichere Internetverbindung
- Die notwendigen Endgeräte und Softwarelösungen für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- Die für die Zusammenarbeit notwendigen Collaboration-Tools
- Die für die Geschäftstelefonie notwendigen Telefonanschlüsse
- Schulungen / Einbindung der Mitarbeiter, um diese direkt abzuholen